Fundur um skjalastjórn vakti mikinn áhuga

Skjalastjórnun hjá Snorra Sturlusyni, Hallgrími Péturssyni og Halldóri Laxness
Vilhjálmur Bjarnason lektor og framkvæmdastjóri Samtaka Fjárfesta
Þjóðin á menningu og sögu vegna skjalastjórnunar, Halldór Kiljan Laxness hélt vel utan um öll þau gögn sem lágu að baki ritverka hans sem hafði trúlega áhrif á að hann fékk Nóbelsverðlaunin, sagði Vilhjálmur Bjarnason meðal annars í setningarræðu sinni á morgunverðarfundi FOCAL um Öryggi og varðveislu gagna og skjala.

Ábyrgð starfsfólks í meðhöndlun skjala og upplýsinga
Svala RúnSigurðardóttir, framkvæmdastjóri ráðgjafasviðs FOCAL
Lykillinn liggur aðallega í tvennu, að selja hugmyndina hvers vegna starfsmenn eigi að vista skjöl og hvernig og hins vegar í þjálfun í réttum vinnubrögðum, sagði Svala og vitnaði hún m.a. til kenninga Bandura um lærdómsferli.

Gagnsæi kemur með skilvirkri rafrænni skjalastjórn
Þuríður Guðmundsdóttir, gæða- og skjalastjóri hjá Kauphöll Íslands
Um 95% skjala eru pappírslaus og öll skjöl Kauphallarinnar eru vistuð rafrænt, þau eru vistuð samkvæmt skjalaflokkunarkerfi og er líftíma þeirra stjórnað í gegnum flokkunarkerfið. Í kjölfari bankahrunsins hefur mikið verið leitað til Kauphallarinnar eftir gögnum sem auðvelt hefur verið fyrir hana að finna vegna skilvirkar gegnsærrar skjalastjórnunar, sagði Þuríður m.a. í fyrirlestri sínum. Ávinningurinn hefur verið gríðarlegur, bætti Kristín Björnsdóttir fundarstjóri við, því fyrir nokkrum árum var Kauphöllin hér að sinna jafn umfangsmiklum verkefnum og Kauphöllin í Eistlandi, en eini munurinn var að hér voru 20 starfsmenn að leysa þau en 80 í Eistlandi þar sem rafræn skjala- og gæðastjórnun var ekki til staðar.
 
Að þekkja og fylgja kröfum. Hvernig gerum við það? Er skjalastjórnun með gæða- og öryggisstjórnun svarið?
Erla Konný Óskarsdóttir, ráðgjafi hjá FOCAL
Kortlagning ferla og stöðumat samkvæmt ISO stöðlum eru fyrstu tvö þrepin af 10 í innleiðingu á heildrænni skjala-, gæða- og öryggisstjórnun, sagði Erla í fyrirlestri sínum, en í honum útskýrði hún hvað felst í þessum fyrstu skrefum og lýsti heildarferlinu.

Gagnsæi í lagalegum skilningi.
Vigdís Eva Líndal, lögfræðingur
Vigdís varpaði ljósi á hvað gagnsæi þýðir í lagalegum skilningi og kom berlega í ljós að gagnsæi þýðir að koma verður á skilvirkri rafrænni skjalastjórn með skjalaflokkunarkerfi, aðgangsstýringum og líftímastjórnun.

Öryggi og varðveisla gagna og skjala kallar á þverfaglega samvinnu, þess vegna höfum við í FOCAL reynt að sameina það besta úr mörgum ólíkum fræðigreinum í vinnu með okkar viðskiptavinum. Þar erum við að sameina fög eins og skjalastjórnun, öryggisstjórnun, gæðastjórnun, þekkingarstjórnun, mannauðsstjórnun, breytingastjórnun, upplýsingatækni og að sjálfsögðu lagalegt umhverfi sem er að verða mikilvægara og mikilvægara, sagði Kristín Björnsdóttir fundarstjóri í lok fundarins.


Eru skjalamálin erfið?
Vilt þú skjalaráðgjöf hjá sérfræðingi?
Fyrsta viðtal er án endurgjalds.
Bókaðu viðtal á focal@focal.is


(skráð 25. sept. 2009)

Til baka