Gegnsæi er lykilorðið
Gæðastjórnunarskóli FOCAL Software & Consulting (Hópvinnukerfa ehf.) býður reglulega upp á margvísleg námskeið sem öll styðja við innleiðingu á auknu gegnsæi í stjórnun rekstrarheilda. Kristín Björnsdóttir, rekstrarhagfræðingur og ráðgjafi hjá FOCAL, segir að gegnsæi sé lykilorðið í gæða- og skjalastjórnun og að FOCAL hjálpi fyrirtækjum og stofnunum að koma á auknu gegnsæi í stjórnun fyrirtækja og stofnana með hugbúnaði, ráðgjöf eða þjálfun með námskeiðunum í FOCAL Gæðastjórnunarskólanum.

„Það er lögð mikil áhersla á gegnsæi þessa dagana, það að aðgengi að gögnum og upplýsingum sé einfalt, verklag í takt við lög og reglur og vilja fyrirtækja um hvernig á að stjórna. Þessu er auðvelt að kasta fram, en reynslan hefur sýnt okkur að þetta er ekki framkvæmanlegt nema með þverfaglegri aðferðafræði, þar sem gæðastjórnun, ferlastjórnun, verkefnastjórnun, skjalastjórnun, þekkingarstjórnun, mannauðsstjórnun, breytingastjórnun, markaðsstjórnun, öryggisstjórnun og upplýsingatækni koma saman. FOCAL hefur því sameinað úr öllum þessum fögum, í gegnum 14 ára starfsferil, aðferðir til að hjálpa fyrirtækjum að auka gegnsæi í stjórnun sinna fyrirtækja og stofnanna,“ segir Kristín.

Hún segir að þó einhverjum kunni að vaxa í augum þessi stóru og flóknu hugtök, sé ekki til það fyrirtæki sem ekki þarf að innleiða einhverskonar gæðastjórnunarkerfi í sitt fyrirtæki og það eigi við fyrirtæki stór sem smá. „Fyrst þarf að vita hvaða kröfur þarf að uppfylla, þá þarf að skilgreina alla ferla fyrirtækisins með flæði þeirra skjala sem verða til í ferlinu í huga, setja þá upp í verklagsreglu og vinnulýsingu þar sem kemur meðal annars fram hvernig skal vista skjölin með rafrænum hætti. Þá þarf að þjálfa starfsmenn í verklaginu sem þarf að sjálfsögðu að vera mjög aðgengilegt og að lokum að taka út verklagið með formlegum hætti og koma á umbótum í kjölfarið ef nauðsyn krefur,“ segir Kristín.

Víða pottur brotinn
Kristín segir að miðað við núverandi þjóðfélagsástand sé gegnsæi ekki síst mikilvægt. „Ábyrgðin liggur á stjórnendum að sjá til þess að fólk fylgi settum vinnureglum og nú þegar ýmis uppgjör á rekstri fyrirtækja og stofnana eiga sér stað, hefur komið á daginn að pottur er víða brotinn. Það kemur allt heim og saman við gæðastjórnunina, það á að vera bæði einfalt að vita hvernig á að vinna og hvort viðkomandi hafi unnið eftir settu verklagi. Þá er einnig gríðarlega mikilvægt að það séu framkvæmdar úttektir, en við kennum meðal annars framkvæmd úttekta í Gæðastjórnunarskólanum,“ segir Kristín.

Hnitmiðuð námskeið
FOCAL Gæðastjórnunarskólinn er með sjö stutt og hnitmiðuð námskeið í opinni dagskrá. Þá hefur Gæðastjórnunarskólinn um árabil boðið fyrirtækjum og stofnunum að sérpanta námskeið eða námskeiðahluta og hefur sú þjónusta notið síaukinna vinsælda. Fyrirtækjanámskeiðin gera það að verkum að þeim fjölgar sem taka þátt í starfinu og fá áhuga á því, einsleitini í vinnubrögðum er tryggð, verkefnið vinnst hraðar og ávinningurinn kemur fyrr í ljós.

Kristín tekur það fram að opnu námskeiðin séu algerlega ótengd þeim heildarlausnum sem FOCAL býður upp á. „Þarna erum við bara að kenna aðferðafræði, sem er ekki tengd okkar hugbúnaðarlausnum. Öll fyrirtæki eru með einhverskonar gæðastjórnunarkerfi og við erum að kenna aðferðafræði sem nýtist því öllum fyrirtækjum. Við hugsum þessi námskeið þannig að þátttakendur geti, hver á sínum hraða, náð að byggja upp grunnþekkingu á þeim þáttum sem nauðsynlegt er að hafa til að innleiða aukið gegnsæi með gæða- og skjalastjórnun, og aukið færni sína á ákveðnu sviði. Þess vegna eru öll námskeiðin í boði einu sinni eða oftar á önn, sem líka gerir fyrirtækjum og stofnunum mögulegt að senda nýja starfsmenn á námskeið sem forverar þeirra hafa sótt,“ segir Kristín.

Hún tekur það fram að námskeiðin henta öllum þeim sem þurfa að auka færni sína á þessum sviðum og að alls ekki sé nauðsynlegt að vera starfandi hjá einhverju fyrirtæki eða stofnun til þess að sækja námskeið hjá skólanum. „Nemendur, atvinnulausir og heimavinnandi eru alveg sérstaklega velkomnir. Bakgrunnur þeirra sem sækja námskeiðin hjá FOCAL er þverfaglegur og á öllum stigum stjórnunar, en segja má að flestir eigi það sameiginlegt að hafa lokið formlegri menntun,“ segir Kristín.

-Viðtal við Kristínu Björnsdóttur, rekstrarhagfræðing og ráðgjafa hjá FOCAL Software & Consulting (Hópvinnukerfi ehf)

Viðtal við Kristín Björnsdóttir á pdf

Námskeið í boði hjá Gæðastjórnunarskólanum
Skrá mig á námskeið hér.
· Verkefnastjórnun skv. ISO 9001 og PRINCE2
Farið er kerfisbundið í gegnum helstu þrep verkefnastjórnunar, en byggt er á PRINCE2 aðferðafræðinni við verkefnastjórnun og alþjóðlegum kröfum gæðastaðalsins ISO 9001.
· Skjalastjórnun skv. alþjóðlegum skjalastjórnunarstaðli
Farið er í meðhöndlun skjala frá myndun til loka líftíma þeirra með aðferðafræði skjalastjórnunarstaðalsins ISO 15489.
· Gerð verklagsreglna I
Tengsl verklagsreglna og vinnulýsinga við gæðakerfi eru skýrð og uppsetning og ritun þeirra með flæðiritum kennd með aðferðafræði gæðastjórnunar.
· Gerð og skipulag handbóka
Kennt er hvernig best er að raða upp verklagsreglum, vinnulýsingum og öðrum gögnum inn í handbækur til að notendur geti fundið skjöl og auðvelt sé að reka og viðhalda handbók.
· Gerð verklagsreglna II (framhald af Gerð verklagsreglna I)
Kennt er hvernig best er að innleiða verklagsreglur, viðhalda og stýra ferlum, setja markmið og mæla árangur til að ná aukinni hagræðingu í rekstri.
· Framkvæmd innri úttekta
Farið er í aðferðafræði við framkvæmd innri úttekta, skýrt frá kröfum ISO 9001:2000, farið yfir hlutverk úttektarmanna og hvernig best er að framkvæma úttektir.
· Starfsþróunarsamtöl (Starfsmannasamtöl)
Farið í heildarferil starfsþróunarsamtala (starfsmannasamtala), undirbúning, innleiðingu og eftirfylgni.

(skráð 24. ágú. 2009)

Til baka